Ambasadoriaus, diplomato ir kitų aukštų pareigūnų vizitas į kultūros įstaigą yra svarbus diplomatijos elementas, padedantis stiprinti kultūrinius ir diplomatinius ryšius. Tinkamai suorganizuoti vizitai gali padėti geriau suprasti priimančios šalies kultūrą, užmegzti kontaktus, inicijuoti bendrus projektus, prisidėti prie pozityvaus ir ilgalaikio bendradarbiavimo.Organizuojant bibliotekų renginius, kuriuose lankosi diplomatai ir aukšti valstybės pareigūnai, svarbu būti susipažinus su diplomatiniu protokolu ir etiketu.
Protokolo pagrindas – tai griežtos taisyklės, reglamentuojančios sutikimų ir palydų tvarką, derybų ar pokalbių vedimą, priėmimų organizavimą, aprangą ir t.t.
Viena iš protokolo rūšių – diplomatinis protokolas. Tai elgesio taisyklės, kurių diplomatai ir kiti oficialūs valstybių atstovai privalo laikytis įvairiuose oficialiuose diplomatiniuose renginiuose ir bendraudami tarpusavyje.
Etiketas – tai daugelio žmonių kartų patirties rezultatas; tai formalių taisyklių taikymas iš anksto numatytose situacijose. Šios taisyklės vadinamos tarptautinėmis, kadangi jos yra daugiau ar mažiau vienodos visose šalyse. Pagrindinis skirtumas tarp protokolo ir etiketo yra tas, kad protokolo reikalavimai yra griežti, konkretūs ir be alternatyvos, o etiketas labiau grindžiamas patarimais, kaip geriau, maloniau, tinkamiau... (A. Lydeka. Protokolo pagrindai.- 15 p.) Šios taisyklės nėra privalomos, tačiau, kaip rodo tarptautinė praktika, visuotinai stengiamasi jų laikytis ( A. Lydeka. Protokolas.-13 p.). Nuo to, kaip elgsimės su savo partneriais, oponentais ar kolegomis, priklausys ir jų požiūris į mus bei į mūsų organizaciją.
Oficialių asmenų susipažinimas
Pasisveikinimas dažnai sutampa su naujai atvykusio asmens pristatymu. Etiketo ir diplomatijos žinovas Arminas Lydeka pastebi, kad tą padaryti ne visada paprasta – daug kas priklauso nuo papročių, tradicijų, religijos, nuo to, kiek nelaukta pažinties vieta ir situacija. Čia ir praverčia per šimtmečius susiklosčiusios visuotinai pripažintos bendravimo normos. Įvairiose pasaulio šalyse sveikinimosi formos yra labai skirtingos. Kad ir kokie būtų nacionaliniai papročiai, tarptautinis protokolas grindžiamas unifikuotomis taisyklėmis ( A. Lydeka. Protokolo pagrindai.- 16 p.)
Prisistatymas – pati seniausia ir protokoliškiausia susipažinimo forma. Atvykstantiems svečiams visada maloniau, jeigu nepažįstamus žmones vienus su kitais supažindina šeimininkai. Dalykiškai bendraujant galima prisistatyti ir pačiam. Tačiau jei yra tą padaryti galintis trečias asmuo, supažindinti turėtų jis. Pirmiausia kreipiamės į svarbesnį asmenį ir jam pristatome kitą partnerį. Pristatymo seka susideda iš 3 elementų: institucijos, kuriai atstovauja asmuo, pareigų ar titulų bei vardo ir pavardės.
Oficialiuose renginiuose labai svarbu paisyti protokolinės rangų sekos, kadangi rangas yra žmogaus visuomeninio reikšmingumo ženklas. Padarius klaidą – įterpus svečią į rangų seką ne pagal jo statusą, gali kilti nesusipratimų.
Supažindinimo pavyzdys:
– Gerbiamasis Ambasadoriau (vardas, pavardė), leiskite Jums pristatyti Klaipėdos apskrities Ievos Simonaitytės viešosios bibliotekos direktorę mokslų daktarę (vardas, pavardė), leiskite Jums pristatyti Nepaprastąjį ir įgaliotąjį Ispanijos ambasadorių Lietuvoje (vardas ir pavardė). Supažindinami asmenys pasako vienas kitam: „Laba diena, malonu susipažinti".
Asmeniniame prisistatyme rangu žemesnis žmogus prisistato rangu aukštesniam ir pateikia informaciją apie save (įstaiga, pareigos, titulai, vardas, pavardė).
Protokolinis pasisveikinimo veiksmas gali būti: rankos paspaudimas, rankos pabučiavimas, galvos linktelėjimas. Visais šiais atvejais iniciatyvą rodo aukštesnis rangu asmuo – jis pirmas ištiesia ranką ir pan.
Oficialus atsisveikinimas
Paprastai atsisveikinama atvirkštine tvarka, nei buvo sveikinamasi. Aukščiausio rango vadovai atsisveikina pirmieji. Išeinantis iš priėmimo asmuo turi prieiti prie šeimininko, padėkoti ir atsisveikinti. Iš didelių priėmimų galima išeiti neatsisveikinus. (T. Orlowski. Diplomatinis protokolas: ceremonialas ir etiketas.- Vilnius: Vaga, 2013.- 325 p. )
Apsikeitimas vizitinėmis kortelėmis
Vizitinės kortelės tikslas – išsaugoti duomenis, kurie bus reikalingi būsimiems kontaktams palaikyti.
Keitimasis jomis prasideda nuo Ambasadoriaus. Prisistatydamas rangu žemesnis asmuo įteikia savo vizitinę kortelę rangu aukštesniam, pastarasis atsako tuo pačiu. Į vizitines korteles būtina atsakyti. Tai reiškia, kad jei vizitinę kortelę duoda mums, turime mainais įteikti savąją. Jei atsitinka taip, kad tuo metu savo vizitinės kortelės neturime, reikia pasiaiškinti, kodėl negalime jos įteikti. Vizitines korteles reikia laikyti labai pagarbiai. Gautoje vizitinėje kortelėje nedarome jokių įrašų. Gauta kortelė dedama priešais save ant stalo, tik po ilgo pokalbio galima ją įdėti į jai skirtą vietą.
Svečių sutikimas
Visus iki vieno atvykstančius svečius reikia pasitikti. Ambasadorius pasitinkame prie bibliotekos durų lauke. Sutinkančiojo rangas ir pareigos turi atitikti svečio pareigas ir rangą, tačiau gali būti ir pakopa žemesni (A. Lydeka. Protokolas.-71 p.).
Taigi ambasadorių sutinka bibliotekos vadovas, jei jo nėra – vienu rangu žemesnis asmuo (direktoriaus pavaduotojas). Išimtinais atvejais, kai prie durų svečią pasitinka įstaigos darbuotojas, jis turi eiti pirmas ir rodyti kelią iki susitikimo vietos. Apie tai, kad svečią pasitiks įstaigos deleguotas asmuo, reikia ambasadą informuoti iš anksto. Svečiai pristatomi vieni kitiems. Darbo kabinete pasisveikinus su svečiu reikia sėstis prie pokalbiams skirto stalo. Atkreipkite dėmesį, kad svečias turi sėdėti veidu į duris ir jis nesodinamas veidu į langą (šviesos šaltinį). Patalpa turi būti estetiška. Jei svečiai yra iš užsienio valstybių, ant stalo galima statyti vėliavėles. Tarptautinio daugiašalio pokalbio metu vėliavėlės ant stalo statomos priešais tos šalies atstovą, šiek tiek į kairę nuo jo. Organizuojant bet kokį pokalbį, vertėjais turėtų pasirūpinti atvykstantieji, bet dėl to reikia tartis iš anksto. Norint filmuoti ar įrašyti pokalbį, reikia gauti kitos šalies sutikimą. Dvišaliuose pokalbiuose delegacijos sodinamos viena priešais kitą, vadovai sėdi centre. Į dešinę nuo jų sėdi rangu žemesnis asmuo, kairėje – vertėjas, o už vertėjo – sekretorius.
Prieš pradedant kalbėti galima pasiūlyti svečiui kavos, arbatos, sulčių. Etiketo žinovas Arminas Lydeka perspėja, jog kavą svečiui siūlo vadovas, jokiu būdu ne sekretorė - ji tik paruošia kavą ar arbatą. Po kavos lėkštute dedama servetėlė. Svečias neturi matyti rengimosi vaišėms – pavyzdžiui, kad sekretorė pila kavą iš termoso. Nedera atnešti tuščius puodelius, o paskui pilti į juos kavą. Puodeliai paduodami jau pripilti kavos, pirmiausia – svarbiausiam svečiui (vadovaujantis rangų seka).
Kad diskusija būtų konstruktyvi, jos tema turi būti apgalvota dar prieš pasirodant svečiams. Pokalbio iniciatyva priklauso šeimininkui, tačiau kada jį baigti, turi spręsti svečias. Pasibaigus pokalbiui šeimininkas palydi svečią iki koridoriaus, laiptinės, lifto ar automobilio (A. Lydeka. Protokolo pagrindai.- 47 p.).
Šiek tiek apie pokalbius. Pavyzdžiui, pažintinis pokalbis turėtų trukti apie 15-20 min. Jo metu susipažįstame, pristatome savo biblioteką, sužinome daugiau apie ambasadų veiklą. Šio pokalbio metu vyrauja bendros temos. Dar gali būti protokolinis pokalbis, jis griežtai reglamentuotas. Šio pakalbio metu keliamos problemos, jo trukmė apie 40 min. Taip pat dažnai vyksta derybiniai pokalbiai, čia trukmė neribojama. Jo metu svarstomos visos abiem šalims aktualios problemos ir siekiama teigiamo arba neigiamo rezultato ( A. Lydeka. Protokolo pagrindai.- 48-49 p.).
Nedidelio renginio metu dalyvaujant Ambasadoriui organizuojama „taurė šampano arba taurė vyno”. Svečiai vaišinami šampanu, baltuoju ir raudonuoju vynu, sumuštiniais, pyragaičiais, sūriu, vaisiais. Valgius ir gėrimus išnešioja padavėjai ar šeimininkų atstovai. Svečiai vaišinasi stovėdami. Jei priėmimo metu vaišinama šampanu, jo atsisakyti negalima. Šampanas dažniausiai geriamas iškilminga proga, todėl atsisakymas gali būti suprastas kaip nepagarba asmeniui ar įvykiui. Priėmimo pradžia – nuo 12 val., trukmė - 1 val. Daugiau informacijos apie kitus priėmimo stilius, kurie skirstomi į stovimus ir sėdimus, dieninius ir vakarinius, rasite Armino Lydekos knygoje „Protokolo pagrindai“.
Darbinė apranga. Kasdienis kostiumas, suknelė, kostiumėlis ar sijonas su palaidine, šiais atvejais klubinis ar sportinis stilius nedera. Kelnės dėvimos tik ilgos, o palaidinės ar suknelės turi būti neperšviečiamos. Nedėvimos ir siauros petnešėlės, per gilios iškirptės. Kūnas neturi būti per daug apnuogintas. Tatuiruotės turi būti šiek tiek pridengtos, gali matytis tik nedidelė jos dalis. Dienos metu makiažas yra neryškus, vakaro metu – ryškus; taip pat ir su papuošalais: dienos metu jie – maži ir santūrūs, o vakare – ekstravagantiški ir ryškūs. Avalynė: bateliai ir basutės (tačiau visada priimitiniau yra dėvėti batelius). Protokole aprangos dalis yra labiausiai kintanti ir, pavyzdžiui, kažkada buvusios privalomos pėdkelnės, o šiandien jos jau yra neprivaloma aprangos dalis.
Reprezentacinės dovanos, skirtos ambasadoriams vizitų į kultūros įstaigas metu, yra svarbus diplomatijos ir kultūrinio bendravimo elementas. Tokios dovanos turėtų būti kruopščiai parinktos, atsižvelgiant į jų kultūrinę, istorinę ir meninę vertę. Jos turi atspindėti priimančios šalies kultūrą ir tradicijas bei parodyti pagarbą ambasadoriui ir jo atstovaujamai šaliai.
Galimos kultūros įstaigos reprezentacinės dovanos ambasadoriams: meno kūriniai (vietos menininkų tapyba, grafika), knygos ir leidiniai (apie šalį, tradicijas, meną, kultūros įstaigą), muzikos ir vaizdo įrašai (apie šalies kultūrą, istoriją, meną, paveldą), gastronomijos produktai (tradiciniai ir vietiniai delikatesai), vietiniai gėrimai (supakuoti dovanų dėžutėse), tradiciniai juvelyriniai papuošalai ir aksesuarai, kolekciniai daiktai (monetos, pašto ženklai ar medaliai, skirti reikšmingiems kultūros ar istorijos įvykiams paminėti).
Suvenyrai sietini su jūsų bibliotekos veikla, jos tikslais ir interesais. Svarbu – nedovanokite du kartus to paties suvenyro tam pačiam asmeniui. Negalima vienodomis dovanomis apdovanoti Ambasadorių ir jį lydinčius asmenis. Pasirūpinkite, kad dovana būtų dailiai supakuota ir suvyniota, antraip adresatas pamanys, kad dovana atsitiktinė. Įteikiant dovaną būtina pasakyti keletą žodžių, palinkėjimų.
Oficiali nuotrauka. Dažnai vizito pabaigoje yra padaroma oficiali nuotrauka su įstaigos vadovais ir ambasadoriumi. Tai svarbus dokumentavimo momentas, kuris gali būti naudojamas abiejų šalių komunikacijoje. Jis turi būti suderintas iš anksto. Nuotraukai parenkama tinkama vieta, dažniausiai reprezentatyviausia kultūros įstaigos dalis. Sustojama pagal rangus dešinės ir kairės principu, viduryje svečias (ambasadorius), jam iš dešinės – bibliotekos direktorius.
Ambasadoriaus vizitas į kultūros įstaigą: nuo pasitikimo iki išvykimo
Ambasadoriaus vizitas į kultūros įstaigą yra kruopščiai organizuojamas ir reglamentuojamas protokolo reikalavimais, siekiant užtikrinti pagarbą, formalumą ir sklandžią eigą.
Atvykimas ir pasitikimas
Laiko suderinimas. Vizito laikas ir trukmė iš anksto suderinami su ambasadoriumi ir kultūros įstaigos atstovais. Visi pasitikimo ceremonijos dalyviai turi būti punktualūs ir laikytis nustatyto laiko grafiko, ambasadoriui priimtina šiek tiek vėluoti, visi kiti turi būti susirinkę ir laukti ambasadoriaus. Ambasadorių, pasitinka bibliotekos direktorius. Visi kviestiniai svečiai laukia renginio vietoje. Vėlavimas gali būti laikomas nepagarbos ženklu ir trikdyti visą vizito eigą.
Dalyvių informavimas. Visi susiję dalyviai informuojami apie ambasadoriaus atvykimą, vizito tikslą ir maršrutą. Jei reikia, pasitikimo ceremonijoje turi dalyvauti profesionalūs vertėjai, kurie gali užtikrinti sklandų ir tikslų komunikavimą.
Transporto paruošimas. Ambasadorius atvyksta oficialiu transportu, dažnai lydimas apsaugos ir protokolo pareigūnų. Svarbu užtikrinti patogų ir saugų parkavimąsi.
Sutikimo vieta. Ambasadorius yra pasitinkamas įstaigos kieme arba pagrindiniame įėjime ar kitoje iš anksto numatytoje vietoje. Sutikimo vieta turėtų būti tinkamai paruošta, įskaitant saugumo užtikrinimą ir estetinį išpildymą.
Sveikinimas. Ambasadorių pasitinka aukšto rango įstaigos atstovai, pavyzdžiui, direktorius, kuratorius ar kiti vadovai. Sveikinimas dažnai apima oficialų pasisveikinimą ir trumpą pokalbį.
Pagarbos išreiškimas. Pasitikimo metu gali būti skiriama dėmesio oficialiems simboliams, tokiems kaip vėliavos. Taip pat svarbu laikytis pagarbos ženklų, pavyzdžiui, rankos paspaudimo.
Vizitas po kultūros įstaigą
Trumpas pristatymas. Prieš pradedant ekskursiją, ambasadoriui pateikiama trumpa įžanga apie kultūros įstaigą, jos istoriją, pagrindinius eksponatus ir vizito programą.
Gido paskyrimas. Ambasadoriui ir jo palydai gali būti paskiriamas profesionalus gidas, kuris veda ekskursiją ir suteikia išsamią informaciją apie įstaigą, jis šiuo atveju atstovautų biblioteką. Geriausiu variantu laikoma, kai įstaigą pristato jos vadovas (bibliotekos direktorius). Ambasadorius turi galimybę užduoti klausimus, į kuriuos įstaigos vadovas arba gidas pateikia išsamius atsakymus.
Susitikimai ir diskusijos
Susitikimas su vadovais. Ekskursijos metu arba po jos ambasadorius susitinka su kultūros įstaigos vadovais ir kitais svarbiais asmenimis. Tai gali būti trumpas oficialus pokalbis arba išsamesnė diskusija apie galimus bendradarbiavimo projektus.
Sveikinimo kalbos. Susitikimų metu dažnai sakomos sveikinimo kalbos, kuriose pabrėžiami dvišaliai santykiai, kultūrinio bendradarbiavimo svarba ir būsimos iniciatyvos.
Po oficialių susitikimų gali būti organizuojamas neformalus bendravimas prie kavos ar arbatos. Tai suteikia galimybę ambasadoriui ir įstaigos atstovams užmegzti neformalius ryšius ir aptarti neoficialius klausimus.
Apsikeitimas simbolinėmis dovanomis. Neformalaus bendravimo metu gali vykti simbolinis dovanų apsikeitimas, kuris yra svarbi diplomatinio protokolo dalis.
Vizito užbaigimas
Padėkos išreiškimas. Vizito pabaigoje ambasadorius išreiškia padėką kultūros įstaigos atstovams už svetingumą ir suteiktą informaciją. Tai gali būti padaryta tiek oficialiai, tiek neformaliai.
Oficiali nuotrauka. Dažnai vizito pabaigoje yra padaroma oficiali nuotrauka su įstaigos vadovais ir ambasadoriumi.
Palydėjimas iki transporto. Ambasadorių iki jo oficialaus transporto palydi įstaigos vadovas arba jo įgaliotas asmuo, užtikrinant sklandų ir saugų išvykimą.
Galutinis atsisveikinimas. Atsisveikinimo metu dar kartą išreiškiama padėka ir linkima sėkmės tolimesniame bendradarbiavime.
Literatūros sąrašas
Demidevas N. V. Dalykinis protokolas ir etiketas. 1990
Komenskis J. A. Elgesio taisyklės. Vilnius. 1995
Lydeka A. Protokolas. Vilnius. 2016
Lydeka A. Protokolo pagrindai: Kiekvienam siekiančiam... Vilnius, 2002
Orlowski T. Diplomatinis protokolas: ceremonialas ir etiketas. Vilnius, 2013
Razauskas R. Pokalbio technika ir taktika. 1992
Ruzgienė R. Sederevičiūtė Z. Etiketo paslaptys - jūsų sėkmė. Kaunas. 1997
Vanderfild E. Viskas apie etiketą. Vilnius. 1996
Straipsnį parengė Kultūros programų vadovė Daiva Nakrošienė
